Conditions de collecte des données personnelles via Microsoft Bookings – MT CFO PARTNERS

Le présent document, intitulé « Conditions de collecte des données personnelles via Microsoft Bookings » (le « Contrat »), est conclu et prend effet à compter du 02/03/2025 (la « Date d’entrée en vigueur ») entre MT CFO PARTNERS LIMITED, société à responsabilité limitée par actions (private company limited by shares) immatriculée en Irlande sous le numéro 817601, dont le siège social est situé 6/7 Marine Road, Dun Laoghaire, Co. Dublin, A96 P9H6, Irlande, prestataire de services de directeur financier (CFO) en France et à l’international (ci-après dénommée « MT CFO PARTNERS » ou le « Prestataire »), et tout client ou toute personne concernée utilisant la plateforme Microsoft Bookings pour prendre rendez-vous avec MT CFO PARTNERS (ci-après dénommé le « Client »).

CONSIDÉRANT QUE MT CFO PARTNERS utilise l’outil Microsoft Bookings, service fourni par Microsoft, afin de faciliter la prise de rendez-vous par ses clients ;

CONSIDÉRANT QUE la prise de rendez-vous via Microsoft Bookings implique la collecte et le traitement de certaines catégories de données personnelles des clients (notamment, sans que cette liste soit limitative, le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone), aux seules fins de la planification des rendez-vous ;

CONSIDÉRANT QUE les données personnelles collectées seront traitées et stockées au sein de l’Union européenne, exclusivement sur les systèmes de Microsoft, Microsoft agissant en qualité de sous-traitant pour le compte de MT CFO PARTNERS, conformément aux contrats applicables ;

CONSIDÉRANT QUE MT CFO PARTNERS s’engage à respecter l’ensemble des lois et règlements applicables en matière de protection des données, notamment, sans que cette liste soit limitative, le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »), s’agissant de la collecte et du traitement licites, transparents et sécurisés des données personnelles ;

CONSIDÉRANT QUE les données personnelles collectées lors de la prise de rendez-vous ne seront utilisées à aucune autre fin que la planification des rendez-vous, ne seront pas communiquées à des tiers et seront conservées pendant une durée n’excédant pas un (1) an à compter de leur collecte ;

EN CONSÉQUENCE, les parties fixent par les présentes, ainsi qu’il est exposé ci-après, les conditions régissant la collecte, l’utilisation, le stockage, la conservation et la protection des données personnelles dans le cadre de l’utilisation de Microsoft Bookings pour la prise de rendez-vous avec MT CFO PARTNERS.

Le présent Contrat est en vigueur à compter de la Date d’entrée en vigueur et le demeure jusqu’à sa résiliation conformément aux stipulations des présentes.

1. Prise de rendez-vous et périmètre de la collecte des données

La prise de rendez-vous avec MT CFO PARTNERS s’effectue par l’intermédiaire de la plateforme Microsoft Bookings, service fourni par Microsoft. Lors de la prise de rendez-vous, certaines données personnelles du Client sont collectées. Les données personnelles collectées comprennent notamment, sans que cette liste soit limitative, le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone du Client. Ces données sont indispensables à la gestion et à la planification efficaces des rendez-vous. Elles permettent à MT CFO PARTNERS de contacter le Client et de communiquer avec lui au sujet de son rendez-vous. La collecte des données personnelles est minimale et limitée aux informations susmentionnées, nécessaires à l’organisation claire et efficace des rendez-vous.

2. Finalité et licéité du traitement des données

La collecte et le traitement des Données personnelles au titre du présent Contrat ont pour finalité exclusive la prise de rendez-vous avec MT CFO PARTNERS via la plateforme Microsoft Bookings. MT CFO PARTNERS s’engage à ce que les Données personnelles ne soient utilisées à aucune autre fin, notamment, sans que cette liste soit limitative, à des fins de prospection commerciale ou d’envoi de rappels. Le Prestataire déclare que ce traitement de données repose sur la nécessité d’exécuter un contrat, conformément à la Législation applicable en matière de protection des données, notamment, sans que cette liste soit limitative, le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »). En collectant et en traitant les Données personnelles uniquement pour la finalité susmentionnée, MT CFO PARTNERS garantit que le traitement des données est nécessaire, licite et circonscrit aux limites autorisées par le RGPD et les autres réglementations pertinentes en matière de protection des données.

3. Stockage, localisation et mesures de sécurité des données

L’ensemble des données personnelles collectées via Microsoft Bookings est stocké exclusivement sur les systèmes de Microsoft situés dans l’Union européenne (UE). Microsoft, agissant en qualité de Sous-traitant, met en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses afin de protéger les données contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive ou toute violation. Ces protocoles de sécurité comprennent des technologies de chiffrement avancées, des audits de sécurité réguliers et le respect des normes pertinentes en matière de sécurité des données. MT CFO PARTNERS s’appuie sur l’infrastructure de sécurité robuste de Microsoft pour préserver l’intégrité et la confidentialité des données. Le rôle de Microsoft en tant que Sous-traitant est strictement limité au traitement des données personnelles selon les instructions données par MT CFO PARTNERS, exclusivement aux fins de la planification des rendez-vous. Les modalités de stockage et de traitement des données sont établies de manière à respecter le RGPD et les autres lois de l’UE applicables en matière de protection des données, garantissant ainsi que toute donnée personnelle collectée demeure sécurisée et confidentielle.

4. Conservation et suppression des données

Les Données personnelles collectées lors de la prise de rendez-vous sont conservées pendant une durée d’un (1) an à compter de leur collecte. À l’expiration de cette durée de conservation, MT CFO PARTNERS veille à la suppression sécurisée de ces Données personnelles de l’ensemble des systèmes de stockage, selon des modalités garantissant que les données ne puissent être ni reconstituées ni récupérées.

Les Clients peuvent à tout moment demander la suppression anticipée de leurs Données personnelles en adressant une demande écrite à MT CFO PARTNERS. Après vérification de l’authenticité de la demande, MT CFO PARTNERS supprime les données concernées dans un délai raisonnable, n’excédant pas trente (30) jours à compter de la réception de la demande. MT CFO PARTNERS confirme également au Client que la suppression a été effectuée.

MT CFO PARTNERS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la suppression sécurisée des Données personnelles, notamment, sans que cette liste soit limitative, le recours à des outils d’effacement des données conformes aux normes du secteur et des audits réguliers visant à vérifier les processus de suppression.

Toute donnée conservée au-delà de la durée de conservation prévue afin de satisfaire à des exigences légales ou réglementaires est stockée de manière sécurisée et son accès est strictement réservé aux personnes disposant de l’habilitation nécessaire, de sorte que les données demeurent protégées jusqu’à leur suppression sécurisée.

5. Droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation)

Les Clients, en qualité de Personnes concernées, disposent des droits suivants sur leurs Données personnelles collectées et traitées via Microsoft Bookings pour la prise de rendez-vous avec MT CFO PARTNERS :

1. Droit d’accès : les Clients ont le droit de demander et d’obtenir une copie de leurs Données personnelles traitées par MT CFO PARTNERS. Ces demandes peuvent être formulées en contactant directement MT CFO PARTNERS au moyen des coordonnées communiquées.

2. Droit de rectification : les Clients ont le droit de demander la correction de toute inexactitude affectant leurs Données personnelles. À réception d’une telle demande, MT CFO PARTNERS met à jour et corrige sans délai les Données personnelles concernées afin d’en garantir l’exactitude.

3. Droit à l’effacement : les Clients ont le droit de demander la suppression de leurs Données personnelles, communément appelé « droit à l’oubli ». MT CFO PARTNERS donne suite à ces demandes, sous réserve de l’absence de motifs légitimes impérieux justifiant la poursuite du traitement des données.

4. Droit à la limitation du traitement : les Clients ont le droit de demander la limitation du traitement de leurs Données personnelles dans certaines conditions, par exemple pendant le traitement d’une demande de rectification ou lorsque l’exactitude des données est contestée.

Pour exercer l’un quelconque de ces droits, les Clients adressent une demande écrite à MT CFO PARTNERS. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales applicables, et toutes les mesures nécessaires sont mises en œuvre pour satisfaire aux droits de la Personne concernée. MT CFO PARTNERS peut exiger une vérification d’identité afin de traiter ces demandes et de garantir la sécurité des Données personnelles des Clients.

6. Obligations et responsabilités de MT CFO PARTNERS en qualité de responsable du traitement

En sa qualité de responsable du traitement, MT CFO PARTNERS (le « Prestataire ») assume des responsabilités et obligations essentielles au titre de la Législation applicable en matière de protection des données. Ces obligations garantissent un traitement licite, loyal et transparent des données personnelles collectées via la plateforme Microsoft Bookings. Elles sont exposées ci-après :

a. Base légale du traitement : MT CFO PARTNERS doit s’assurer que toutes les données personnelles collectées font l’objet d’un traitement fondé sur une base légale, conformément au RGPD et à toute autre Législation applicable en matière de protection des données.

b. Transparence et communication : MT CFO PARTNERS est tenue de fournir aux personnes concernées (les Clients) des informations claires et concises sur la finalité et le périmètre de la collecte des données, ainsi que sur leurs droits au titre du RGPD.

c. Sécurité des données : MT CFO PARTNERS doit mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.

d. Minimisation des données : MT CFO PARTNERS s’engage à ne collecter que les données nécessaires aux fins de la planification des rendez-vous, telles que décrites dans les sections correspondantes du présent Contrat.

e. Conservation des données : comme précisé à la section « Conservation et suppression des données », MT CFO PARTNERS ne conserve les données personnelles que pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

f. Droits des personnes concernées : MT CFO PARTNERS est chargée de permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits, tels que précisés à la section « Droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation) ». Cela comprend la réponse en temps utile aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement des données.

g. Tenue des registres : MT CFO PARTNERS doit tenir un registre de toutes les activités de traitement de données effectuées sous sa responsabilité, conformément à la Législation applicable en matière de protection des données.

7. Rôle de Microsoft en qualité de sous-traitant

Microsoft agit uniquement en qualité de Sous-traitant de MT CFO PARTNERS dans le cadre des services fournis via Microsoft Bookings. En sa qualité de Sous-traitant, Microsoft traite les données des clients exclusivement pour le compte de MT CFO PARTNERS et dans le strict respect des instructions données par MT CFO PARTNERS. Microsoft est tenue de veiller à la mise en œuvre appropriée de mesures techniques et organisationnelles visant à sécuriser les données personnelles traitées. Microsoft s’interdit d’utiliser les données des clients à ses propres fins ou de les communiquer à des tiers, sauf obligation légale ou instruction de MT CFO PARTNERS. En outre, Microsoft assiste MT CFO PARTNERS dans le respect de ses obligations en matière de protection des données au titre du RGPD, notamment pour les demandes d’exercice des droits des personnes concernées et les notifications de violations de données.

8. Restriction du partage des données et des transferts internationaux

MT CFO PARTNERS affirme sa politique stricte de non-communication des Données personnelles collectées via Microsoft Bookings à tout tiers, y compris Microsoft ou d’autres prestataires, pour leur usage propre. L’ensemble des Données personnelles est traité uniquement aux fins de la planification des rendez-vous, dans la mesure nécessaire à l’exécution des services de MT CFO PARTNERS. En outre, MT CFO PARTNERS garantit qu’aucune Donnée personnelle ne sera transférée en dehors de l’Union européenne. L’ensemble des données stockées demeure sur des systèmes de Microsoft situés dans l’UE, conformément aux exigences du RGPD et aux autres réglementations applicables en matière de protection des données. MT CFO PARTNERS s’engage à respecter ces pratiques afin de préserver la confidentialité et l’intégrité des données personnelles du Client.

9. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, MT CFO PARTNERS ne saurait être tenue responsable de tout dommage direct, indirect, accessoire, consécutif, spécial ou exemplaire résultant du traitement des données personnelles via Microsoft Bookings ou s’y rapportant. Cette limitation de responsabilité couvre notamment, sans que cette liste soit limitative, toute erreur, omission, interruption, tout défaut, tout retard de fonctionnement ou de transmission, ou toute autre défaillance de fonctionnement des systèmes de Microsoft. MT CFO PARTNERS ne saurait être tenue responsable de tout accès non autorisé aux données du Client ou de toute altération de celles-ci, ni de toute atteinte à la sécurité imputable à l’infrastructure de Microsoft en sa qualité de sous-traitant. Le Client reconnaît et accepte que l’utilisation de Microsoft Bookings s’effectue à ses propres risques et que la responsabilité totale cumulée de MT CFO PARTNERS, le cas échéant, ne saurait excéder le montant payé par le Client pour les services fournis au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur de la réclamation.

10. Modifications et mises à jour du Contrat

MT CFO PARTNERS se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour à tout moment les termes du présent Contrat afin d’en garantir la conformité continue aux lois, aux règlements ou aux pratiques commerciales applicables. Toute modification ou mise à jour du Contrat prend effet dès sa publication sur le site internet de MT CFO PARTNERS ou dès toute autre notification écrite adressée au Client. La poursuite de l’utilisation de Microsoft Bookings par le Client pour la prise de rendez-vous après l’entrée en vigueur de ces modifications ou mises à jour vaut acceptation des conditions révisées. En cas de modifications importantes, MT CFO PARTNERS en informe préalablement le Client lorsque cela est possible. Par ailleurs, les Clients sont invités à consulter régulièrement le Contrat afin de prendre connaissance de toute modification.

11. Durée et résiliation

Le présent Contrat prend effet à la Date d’entrée en vigueur et demeure en vigueur jusqu’à sa résiliation par l’une ou l’autre des parties moyennant un préavis écrit de trente (30) jours adressé à l’autre partie. MT CFO PARTNERS se réserve le droit de résilier le présent Contrat avec effet immédiat en cas de manquement grave du Client non réparé dans un délai de quinze (15) jours à compter d’une notification écrite. À la résiliation, l’ensemble des données personnelles collectées au titre du présent Contrat est traité conformément aux règles de conservation et de suppression des données exposées à la section 4. Les stipulations du présent Contrat qui, de par leur nature, ont vocation à survivre à sa résiliation demeurent en vigueur.

12. Droit applicable et juridiction compétente

Le présent Contrat est régi par le droit français et interprété conformément à celui-ci, sans égard à ses règles de conflit de lois. Tout litige né du présent Contrat ou en relation avec celui-ci, y compris toute question relative à son existence, à sa validité ou à sa résiliation, relève de la compétence exclusive des juridictions situées en France. MT CFO PARTNERS et le Client acceptent de se soumettre à la compétence de ces juridictions pour le règlement de tout litige de cette nature. La présente stipulation ne limite pas le droit des personnes concernées d’introduire des actions au titre de la Législation applicable en matière de protection des données, telle que définie à la clause 2, devant les juridictions de leur lieu de résidence lorsque ce droit leur est conféré par ladite législation.

​EN FOI DE QUOI, les parties aux présentes ont fait signer le présent Contrat à la Date d’entrée en vigueur par leurs représentants dûment habilités.